كشوف الملّاك في وقتها: العمولات ودفعات الملّاك مع مرصاد
· Cortex Solutions
كم دخل عمارتي هذا الشهر؟ مرصاد من كورتكس يجمع العقود والتحصيل والعمولات وكشوف الملّاك في نظام واحد، ليجيب مكتب إدارة الأملاك عن سؤال المالك بدقة وفي وقته.
يتصل المالك بمكتب إدارة الأملاك في نهاية الشهر بسؤال بسيط: كم دخل عمارتي هذا الشهر؟ ومن دفع ومن تأخر؟ وكم خُصم مني عمولةً وصيانة؟ وكم سيصلني؟ سؤال بسيط، لكن الإجابة عنه في كثير من المكاتب تعني ساعات من البحث في ملفات إكسل متفرقة، ومراجعة سندات قبض ورقية، ومحادثات واتساب مع المحاسب والفني.
وكلما زاد عدد الملّاك والعقارات التي يديرها المكتب، تحوّل هذا السؤال المتكرر إلى عبء شهري يستهلك وقت الفريق، ويهدد أهم ما يملكه مكتب إدارة الأملاك: ثقة المالك.
لماذا تتأخر كشوف الملّاك؟
في أغلب المكاتب لا تكون المشكلة في الأرقام نفسها، بل في تفرّقها:
- العقود في ملف، وجداول الدفعات في ملف آخر، والتحصيل في دفتر أو ملف ثالث.
- عمولة الإدارة تُحسب يدويًا لكل مالك، وأحيانًا بنسب أو شروط مختلفة حسب عقد الإدارة.
- مصاريف الصيانة تصل عبر مكالمات ورسائل، ولا تُربط دائمًا بالعقار الصحيح.
- كل كشف يُجهَّز من الصفر، فيتأخر، وقد يحمل خطأً يحتاج إلى تصحيح واعتذار.
والنتيجة: مالك ينتظر، وموظف مرهق، ومكتب يبدو أقل احترافية مما هو عليه فعلًا.
الحل: أن يخرج الكشف من البيانات اليومية نفسها
الطريقة الأفضل هي ألا يكون كشف المالك عملًا منفصلًا يُجهَّز آخر الشهر، بل نتيجة طبيعية لعمل المكتب اليومي. فإذا سُجّل العقد مرة واحدة، وبُني منه جدول الدفعات، وسُجّل كل تحصيل بسند قبض، وكل طلب صيانة على عقاره، فإن الكشف يصبح جاهزًا تقريبًا في أي لحظة.
هذا بالضبط ما صُمّم له مرصاد من كورتكس.
مرصاد: محفظتك العقارية في نظام واحد
مرصاد منصة سحابية لإدارة الأملاك مبنية للسوق السعودي، موجّهة لمكاتب إدارة الأملاك والملّاك والشركات العقارية. وشعارها واضح: محفظتك العقارية في نظام واحد بدل عشرة ملفات إكسل. وتغطي المنصة دورة العمل كاملة: العقارات والوحدات، والعقود وجداول الدفعات، والتحصيل، والملّاك والعمولات، والصيانة، وبوابة المستأجر.
كيف يجيب مرصاد عن سؤال المالك؟
- الملّاك والعمولات: يدير مرصاد عقود إدارة الأملاك، ودفعات الملّاك، وكشوف حساباتهم في مكان واحد، فلا تحتاج إلى بناء الكشف يدويًا كل شهر.
- العقود والإيجارات: تُنشئ العقد مرة واحدة، فيُبنى جدول الدفعات وتصل التنبيهات، فلا تضيع دفعة مستحقة.
- التحصيل والمدفوعات: تعرف من دفع ومن تأخر وكم المتبقي، مع سندات قبض وفواتير مرقّمة، وهي الأساس الذي يُبنى عليه كشف المالك.
- طلبات الصيانة: تستقبل الطلب وتسنده وتتابعه حتى الإغلاق، بدل أن يضيع في المحادثات.
- العقارات والوحدات: ترى حالة كل وحدة بنظرة واحدة: مؤجّرة أو شاغرة أو تحت الصيانة، فتجيب المالك عن نسبة الإشغال فورًا.
- موقع المكتب وبوابة المستأجر: تعرض الوحدات الشاغرة، ويرى المستأجر عقده ودفعاته بنفسه، فتقل الاتصالات المتكررة على فريقك.
مثال من يوم عمل
تخيّل مكتبًا يدير عشرين عمارة لعدد من الملّاك. مع مرصاد، يُسجّل كل عقد مرة واحدة، فتُبنى جداول الدفعات تلقائيًا. وعندما يدفع مستأجر، يُصدر الموظف سند القبض من النظام نفسه. وعندما يُبلَّغ عن عطل، يُسجّل طلب الصيانة ويُسند للفني ويُتابع حتى يُغلق. وفي نهاية الشهر، حين يتصل المالك بسؤاله المعتاد، تكون الصورة أمام الموظف: التحصيل، والمتأخرات، ودفعات المالك، وكشفه، دون أن يفتح ملف إكسل واحدًا.
لمن يناسب مرصاد؟
صُمّم مرصاد لثلاث فئات رئيسية:
- مكاتب إدارة الأملاك التي تدير عقارات لعدة ملّاك، وتحتاج إلى فصل حسابات كل مالك وعمولته وكشفه بوضوح.
- الملّاك الذين يديرون عقاراتهم بأنفسهم، ويريدون معرفة حالة كل وحدة وكل دفعة دون الاعتماد على الذاكرة أو الأوراق.
- الشركات العقارية التي تملك محفظة متنامية من العقارات والوحدات، وتحتاج إلى نظام واحد يجمع الفريق كله على البيانات نفسها.
ماذا يكسب مكتبك؟
- وقت أقل في التجهيز اليدوي للكشوف، ووقت أكثر لخدمة الملّاك واستقطاب عقارات جديدة.
- أرقام موحّدة يراها الجميع من مصدر واحد، بدل نسخ متعددة من الملف نفسه.
- صورة احترافية أمام المالك تعزز ثقته وتجعله يبقى معك.
- قدرة على التوسع وإدارة عقارات أكثر دون أن يتضاعف العمل الإداري.
ابدأ اليوم
إذا كان مكتبك يدير أملاك الآخرين، فثقة المالك هي رأس مالك الحقيقي، وكشف دقيق في وقته هو أبسط طريقة للحفاظ عليها. تعرّف على مرصاد واطلب التفاصيل من صفحة المنتج:
https://cortex.sa/solutions/mirsad
أو انتقل مباشرة إلى صفحة التفاصيل والطلب: https://mirsad.cortex.sa/