حصّل الإيجارات في وقتها: جداول دفعات العقود مع مرصاد
· Cortex Solutions
تأخر الإيجار يبدأ غالبًا بموعد استحقاق ضاع بين الملفات. تعرّف كيف يبني مرصاد جدول دفعات كل عقد ويوضح المتأخرين ويصدر سندات القبض والفواتير المرقّمة.
اسأل أي مدير مكتب لإدارة الأملاك عن أكثر ما يستهلك وقته، وغالبًا ستسمع الجواب نفسه: ملاحقة الإيجارات. مستأجر نسي موعد دفعته، ومالك يسأل عن مبلغ لم يصله، وموظف يقلّب بين ملفات إكسل ودفاتر وإيصالات ليعرف من دفع ومن تأخر. والمشكلة في أغلب الحالات ليست في المستأجر وحده، بل في غياب نظام يعرف مواعيد الاستحقاق قبل أن تفوت.
في هذا المقال نشرح لماذا يتأخر التحصيل في كثير من المكاتب والمحافظ العقارية، وكيف تبني دورة تحصيل منضبطة، وكيف يساعدك مرصاد من كورتكس على ذلك.
لماذا تتأخر الإيجارات؟
عندما تُدار المحفظة العقارية بالملفات المتفرقة تتكرر الأسباب نفسها:
- جدول الدفعات يُكتب يدويًا لكل عقد، فيكفي خطأ واحد في تاريخ أو مبلغ ليضيع قسط كامل.
- لا توجد صورة واحدة تُظهر من دفع ومن تأخر وكم المتبقي على كل مستأجر.
- التذكير يعتمد على ذاكرة الموظف، فإذا غاب أو انشغل تأخرت المتابعة.
- الإيصالات تُكتب بأشكال مختلفة، وأرقامها غير متسلسلة، فيصعب الرجوع إليها عند الخلاف.
- المستأجر نفسه لا يعرف بدقة ما عليه ومتى، فيسأل المكتب كل مرة.
والنتيجة مكتب مشغول طوال الوقت بالمتابعة، ومالك يفقد الثقة، وسيولة تتأخر بلا داعٍ.
كيف تبني دورة تحصيل منضبطة؟
قبل الحديث عن أي برنامج، هذه مبادئ عملية تنفع أي مكتب:
- اجعل العقد هو المصدر الوحيد للمواعيد. كل دفعة يجب أن تُشتق من بيانات العقد مباشرة، لا من جدول منفصل يُحدَّث يدويًا.
- افصل بين المستحق والمحصّل والمتأخر. يجب أن تعرف في أي لحظة ما استحق هذا الشهر وما وصل منه وما تأخر.
- وثّق كل دفعة بسند قبض واضح وفاتورة مرقّمة، حتى يكون لكل ريال أثر يمكن الرجوع إليه.
- أعطِ المستأجر وضوحًا. عندما يرى المستأجر عقده ودفعاته بنفسه تقلّ الأسئلة والخلافات.
- اربط التحصيل بحالة الوحدة. فالوحدة المؤجرة والشاغرة وتحت الصيانة تحتاج كل منها متابعة مختلفة.
كيف يطبّق مرصاد ذلك؟
مرصاد منصة سحابية لإدارة الأملاك من كورتكس، صُممت للسوق العقاري السعودي. وهي موجهة لمكاتب إدارة الأملاك والملّاك والشركات العقارية، وفكرتها كما تصفها صفحة المنتج: محفظتك العقارية في نظام واحد بدل عشرة ملفات إكسل.
وفيما يخص التحصيل تحديدًا يقدم مرصاد ما يلي:
- العقود والإيجارات: تنشئ العقد مرة واحدة، فيُبنى جدول الدفعات تلقائيًا وتصل التنبيهات. لا حاجة لكتابة مواعيد الأقساط يدويًا لكل مستأجر.
- التحصيل والمدفوعات: ترى من دفع ومن تأخر وكم المتبقي، وتصدر سندات القبض والفواتير المرقّمة من النظام نفسه.
- العقارات والوحدات: تعرف حالة كل وحدة في لحظة، مؤجرة أو شاغرة أو تحت الصيانة.
- بوابة المستأجر: يطّلع المستأجر على عقده ودفعاته، فيعرف ما عليه دون اتصال بالمكتب في كل مرة.
ولأن التحصيل لا ينفصل عن بقية العمل، يغطي مرصاد أيضًا جوانب مرتبطة به:
- الملّاك والعمولات: عقود إدارة الأملاك ودفعات الملّاك وكشوفاتهم، بحيث يرى المالك أين ذهبت تحصيلات عقاره.
- طلبات الصيانة: استقبال البلاغات وإسنادها ومتابعتها حتى الإغلاق.
- موقع المكتب: عرض الوحدات الشاغرة للباحثين عن إيجار، لتقليل الفترات التي تبقى فيها الوحدة بلا دخل.
يوم عمل مختلف في المكتب
تخيّل بداية الشهر في مكتب يعمل بمرصاد. بدل أن يفتح الموظف عدة ملفات ليجمع الأقساط المستحقة، يرى في النظام الدفعات المستحقة والمتأخرة مباشرة. وعندما يدفع المستأجر يصدر له سند قبض وفاتورة مرقّمة، فتتحدث حالة التحصيل للجميع. وإذا سأل المالك عن عقاره فالإجابة في كشفه، لا في بحث يستغرق ساعة. أما المستأجر فيدخل بوابته ليرى عقده ودفعاته.
هذا لا يلغي دور فريقك، لكنه ينقل وقته من البحث والتجميع إلى المتابعة الفعلية وخدمة الملّاك والمستأجرين.
نصائح سريعة قبل الانتقال من إكسل
- اجمع العقود السارية أولًا وتأكد من تواريخها ومبالغها قبل إدخالها.
- ابدأ بعقار واحد أو مجموعة وحدات تجريبية، ثم وسّع بعد أن يعتاد الفريق.
- حدد مسؤولًا واضحًا عن متابعة المتأخرات، حتى لو أصبحت الصورة أوضح.
- عرّف المستأجرين ببوابتهم، فكل استفسار يجيبون عنه بأنفسهم وقت يوفّره فريقك.
ابدأ مع مرصاد
إذا كانت ملاحقة الإيجارات تستهلك يومك، فقد حان وقت نقل محفظتك إلى نظام واحد. تعرّف على مرصاد من كورتكس واطلب التفاصيل عبر الرابط: https://cortex.sa/solutions/mirsad
أو قدّم طلبك مباشرة من موقع مرصاد: https://mirsad.cortex.sa/